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 Política Manejo de Datos Personales

 INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES DE ALMACENES ÉXITO S.A
 
Versión: 1 
Fecha entrada en Vigencia: Abril de 2013.
 
 
GENERALIDADES
  
La  presente  política  se  define  de  conformidad  con  la  entrada  en  vigencia  de  la  Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección  de  datos  personales y  desarrollar el  derecho  constitucional  que  tienen  todas las  personas  a  conocer,  actualizar  y  rectificar  las  informaciones  que  se  hayan  recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto, ALMACENES ÉXITO S.A teniendo en  cuenta  su condición  de  responsable  del  tratamiento de  datos  que  le  asiste, se  permite  formular  el  presente  texto  en  aras  de  dar  efectivo
cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje la compañía.
 
El  derecho  al HÁBEAS  DATA es  aquel  que  tiene  toda  persona  de  conocer,  actualizar  y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza  pública  o  privada y  le  garantiza  a  todos  los  ciudadanos  poder  de  decisión  y control  sobre  su  información  personal.  Por  tanto,  ALMACENES  ÉXITO  S.A  acoge  tales disposiciones  teniendo  en  cuenta  que  para  el  desarrollo  de  su  objeto  social, continuamente  está  recopilando  y  efectuando  diversos tratamientos  a  bases  de  datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.
 
En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de ALMACENES ÉXITO S.A de proteger  el  derecho  a  la  privacidad  de  las  personas,  así  como  la  facultad  de  conocer, actualizar  o  solicitar  la  información  que  sobre  ellas  se  archive  en  bases  de  datos, Almacenes Éxito S.A ha diseñado la presente política de manejo de la información y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, información física (tirillas), mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos,  actuales  o  que  en  el  futuro  se  desarrollen  como  otras  comunicaciones enviadas  así  como  por  intermedio  de  terceros  que  participan  en  nuestra  relación comercial  o  legal  con todos  nuestros  clientes,  empleados,  proveedores,  accionistas, aliados estratégicos y vinculados.
 
La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.
 
 
OBJETIVO GENERAL
 
 
Con  la  implementación  de  ésta  política,  se  pretende  garantizar  la  reserva  de  la información  y  la seguridad  sobre  el  tratamiento  que  se  le  dará a  la  misma  a  todos  los clientes,  proveedores,  empleados  y  terceros  de  quienes  ALMACENES  ÉXITO  S.A  ha obtenido  legalmente  información  y  datos  personales  conforme  a  los  lineamientos establecidos  por la ley regulatoria  del  derecho al Habeas Data. Asimismo, a  través  de la expedición  de  la  presente  política  se  da  cumplimiento  a  lo  previsto  en  el  literal  K  del artículo 17 de la referida ley.
 
 
 
DEFINICIONES
  
 
1. Autorización:  consentimiento que  de  manera previa,  expresa e  informada emite  el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
 
2. Titular:  persona  natural  cuyos  datos  son  objeto  de  tratamiento  por  parte  de  la compañía.
 
3. Base de datos: conjunto de datos personales.
 
4. Dato  personal: información que está vinculada a  una  persona. Es  cualquier  pieza  de información vinculada a  una o varias  personas  determinadas o  determinables o  que
puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.  
  
5. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
 
6. Encargado  del  tratamiento: persona natural  o  jurídica,  pública  o  privada,  que  por  misma  o en asocio  con  otros,  realiza algún  tratamiento sobre datos  personales  por cuenta del responsable del tratamiento.
 
7. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
 
8. Dato público: Es aquel dato calificado como  tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos,  sentencias  judiciales ejecutoriadas  que  no estén  sometidas  a  reserva  y  los relativos al estado civil de las personas.
 
9. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a  cierto sector  o  grupo  de  personas  o  a  la  sociedad  en  general,  como  el  dato financiero y crediticio de actividad comercial.
 
10. Dato  privado: Es el  dato que por  su naturaleza íntima o  reservada  sólo es  relevante para el titular.
 
11. Dato  sensible: aquellos  relacionados  con  el  origen  racial  o  étnico,  la  pertenencia  a sindicatos,  organizaciones  sociales  o  de  derechos  humanos,  convicciones  políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
  
12. Aviso de privacidad : documento  físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento  que  es  puesto  a  disposición  del  titular  con  la  información  relativa  a  la existencia de las políticas  de  tratamiento de información que le  serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.   
 
 
 
DERECHOS QUE TIENEN FRENTE A LA COMPAÑÍA TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
 
 
 Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos  personales  tanto  de  clientes,  proveedores,  empleados  y  en  general  cualquier tercero  con  el  cual  ALMACENES  ÉXITO  S.A  sostenga  relaciones  comerciales  y  laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese  titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:
 
 
1. Derecho  a  conocer,  actualizar,  rectificar,  consultar  sus  datos  personales  en cualquier  momento  frente  a  Almacenes  Éxito  S.A  respecto  a  los  datos  que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y  aquellos que induzcan a error.
 
2. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a Almacenes Éxito S.A.
 
3. Derecho a ser informado por Almacenes Éxito S.A previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
 
4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
 
5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere  que  Almacenes  Éxito  S.A  no  ha  respetado  sus  derechos  y  garantías constitucionales.
 
6. Derecho a acceder en  forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con Almacenes Éxito S.A, para lo cual la compañía en ayuda de la Gerencia de Informática y Tecnología, se encarga de conservar y archivar de forma segura  y  confiable  los  formatos  de  autorización  de  cada  uno  de  los  titulares  de datos personales debidamente otorgadas.
 
 
 
CASOS EN LOS CUALES ALMACENES ÉXITO S.A NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER 
 
 
1. Cuando  la  información  sea solicitada  a  la  compañía  por  una  entidad  pública  o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
 
2. Cuando  se  trate  de  datos  de  naturaleza  pública  debido  a  que  éstos  no  son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
 
3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
 
4. En aquellos eventos  donde la información  sea autorizada  por la ley  para  cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
 
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
 
 
 
A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE ALMACENES ÉXITO S.A SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
 
 
 
• A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a Almacenes Éxito S.A.
 
• A  las  entidades judiciales  o  administrativas  en  ejercicio  de  funciones que  eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
 
• A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
   
• A  los  terceros  a  los  que  el  Titular  del  dato  autorice  expresamente  entregar  la información y cuya autorización sea entregada a Almacenes Éxito S.A.  
 
 
DEBERES QUE TIENE ALMACENES ÉXITO S.A RESPECTO A LOS TITULARES  DE LOS DATOS
 
 
Almacenes Éxito S.A reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:
 
 
1. La  compañía  deberá  buscar  el  medio  a  través  del  cual  obtener  la  autorización expresa  por  parte  del  titular  de  los  datos  para  realizar  cualquier  tipo  de tratamiento.
 
2. La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores  y  terceros  en  general  de  quienes  obtenga  bases  de  datos  el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento.
Para ello,  la  compañía  deberá  diseñar  la estrategia a  través  de  la  cual  para  cada evento,  mecánica  o  solicitud  de  datos  que  se  realice,  informará  a  los  mismos  el respectivo  tratamiento  de  que  se  trate.  Algunos  de  estos  medios  puede  ser  el envío  de mensajes  de  texto, diligenciamiento  de formatos  físicos, a  través  de los sitios web de Almacenes Éxito S.A entre otros.
 
3. La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
 
4. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
 
5. La  compañía  debe  informar  la  identificación,  dirección  física  o  electrónica  y teléfono  de  la  persona  o  área  que  tendrá  la  calidad  de  responsable  del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener la página web de Éxito y Carulla, la  Línea Nacional  de Servicio al  Cliente  y  las  oficinas  de Servicio al  Cliente  de  los almacenes Éxito, Carulla y Surtimax de todo el país.  
 
6. La  compañía,  deberá  garantizar  en  todo  tiempo  al  titular  de  la  información,  el pleno  y  efectivo  ejercicio  del  derecho  al hábeas  data y de  petición,  es  decir,  la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual  se  realizará  por  conducto  de  los  mecanismos  de  consultas  o  reclamos previstos en la presente política. 
 
7. La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los  registros de datos personales  almacenados  para  impedir  su  deterioro,  pérdida,  alteración,  uso  no autorizado  o  fraudulento  y  realizar periódica  y  oportunamente  la  actualización  y rectificación  de  los  datos,  cada  vez  que  los  titulares  de  los  mismos  le reporten novedades o solicitudes.
  
 
FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
 
 
Almacenes  Éxito  S.A  en  el  desarrollo  de  su  objeto  social  y  sus  relaciones  con  terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales,  subordinadas  entre  otros;  recopila  constantemente  datos  para  llevar  a  cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
● Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo  y ventas.
● Ofrecer  todo  tipo de servicios comerciales; así como  realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
 Búsqueda  de  un  conocimiento  más  cercano  con  todos  sus  clientes,  proveedores, empleados y terceros vinculados.
 
En relación con lo anterior, ALMACENES ÉXITO S.A podrá ejecutar las siguientes acciones:
1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o  disponer  de  los  datos  o  información  parcial  o  total  de  aquellos  titulares  que  le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.    
3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
4.  Extender  la  información  que  obtenga en  los  términos  de  la  ley  de  habeas data, a  las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
5. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.
 
 
LA AUTORIZACIÓN
 
 
A  efectos  de  llevar  a  cabo  los  fines  anteriormente  mencionados  ,  Almacenes  Éxito  S.A requiere de manera libre, previa ,expresa y debidamente informada de la autorización por parte  de  los  titulares  de  los  datos  y  para  ello  ha  dispuesto  mecanismos  idóneos garantizando  para  cada  caso  que  sea  posible  verificar  el  otorgamiento  de  dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento  físico, electrónico  o  en  cualquier  formato  que  garantice  su  posterior  consulta  a  través  de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática. 
 
La  autorización  es  una  declaración  que  informa  al  titular  de  los  datos  la  siguiente información:
 
● Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
● Datos recopilados
● Finalidades del tratamiento
● Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o
supresión de datos
● Información sobre recolección de datos sensibles
 
 
 
FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS  Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS
 
  
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.   
 
 
 
A). PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES:
 
Toda solicitud, petición, queja o reclamo  (PQR) que sea presentada a ALMACENES ÉXITO S.A por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a  su información  será  resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. La  petición  o  reclamo  se  formulará  mediante  escrito  o  cualquier  otro  de  los  medios definidos  en  la  presente  política  para  tal  fin,  dirigido  a  Almacenes  Éxito  S.A,  con  la identificación  del  titular,  la  descripción  de  los  hechos  que  dan  lugar  al  reclamo,  la dirección  o  medio  a  través  del  cual  desea  obtener  su respuesta,  y  si  fuere  el  caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
2. Una  vez  recibida la  petición  o  reclamo  completo,  la  compañía  incluirá  en  el  registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga "reclamo en trámite"  y  la  naturaleza  del mismo.  Dicha  información  deberá mantenerse  hasta  que  el reclamo sea decidido.
3. El solicitante recibirá una respuesta por parte de Almacenes Éxito S.A dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.
4. Cuando no  fuere posible atender la petición dentro de dicho  término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su  petición,  la  cual en  ningún  caso  podrá  superar  los  cinco  (5)  días  hábiles  siguientes al vencimiento del primer término.
 
 
   
B. CONSULTAS:
 
 
La Política de manejo de la información personal por parte de Almacenes Éxito S.A y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de los siguientes medios: 
 
• Éxito.com: www.exito.com
• Carulla:  www.carulla.com y en los puestos de atención al cliente en los almacenes
• Éxito: www.grupoexito.com.co , Servicio al cliente de los almacenes
 
Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través de cualquiera de los siguientes medios:
  
• Éxito:  Puestos  de atención al  cliente en  los almacenes  y en el  correo electrónico gerencia.cliente@grupomexito.com  
• Carulla: Línea Nacional de Servicio al Cliente 018000110007 m Bogotá 4252825 y en el  emmail:   servicioalcliente.supermercados@grupomexito.com,  en  los  puestos  de atención al cliente en los almacenes, Línea para clientes Black 018000123 445 y en serviciomalmcliente@grupomexito.com
• Éxito.com: www.exito.com 
 
Si  dentro  de  los  diez  (10)  días  señalados,  no  fuere  posible para  la  compañía atender  la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
 
 
 
C. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
 
 
Almacenes Éxito S.A  tiene la calidad de responsable y encargado del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
 
 
 
Razón social: ALMACENES ÉXITO S.A
NIT: 890.900.608m9
Domicilio principal: Carrera 48 N. 32B Sur m139 Envigado, Antioquia.
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos:
el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es la Gerencia del Cliente a través del correo electrónico gerencia.cliente@grupomexito.com.
 
 
 
POLITICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA
  
 
Para  Almacenes  EXITO  S.A.  es  fundamental  y  prioritario  adoptar  medidas  técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos  de  carácter  personal  protegiendo  la  confidencialidad,  integridad,  uso,  acceso  no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, se permite informar que internamente la compañía ha  implementado  protocolos  de  seguridad  de  obligatorio  cumplimiento  para  todo  el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.
 
  
Fin del Documento
  
  
  
Politica manejo de datos personales Grupo Exito.pdf
  
8/22/2013 5:09 PM
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